Elektronic Filling System
A. Pengertian filling ( Arsip )
Kearsipan adalah kegiatan yang
meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling),
penemuan kembali (finding), dan
penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan). Sebagai bagian
dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai
peranan yang sangat penting.
Dengan kata lain, penemuan kembali
arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila cara penyimpanannya
tidak baik.
Berikut adalah beberapa pendapat
atas pengertian filling.
a. Menurut
arsip nasional (Buku Pedoman Tata Kearsipan Dinamis), filling atau mem-file
adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.
b. Menurut GR.
Terry, filling adalah penempatan kertas kertas dalam tempat-tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
c. Menurut
Ensiklopedia Administrasi, filling adalah salah satu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat diketemukan kembali secara cepat.
Berdasarkan pengertian di atas, filling adalah
cara penyimpanan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila dibutuhkan dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Secara lebih sederhana filling sering diartikan sebagai penyimpanan
warkat.
Dewasa ini banyak pihak yang
menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya.
Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut
dengan sistem pengarsipan elektronik (electronic
filing system) yang berbasiskan
pada penggunaan komputer.
Setiap organisasi menghasilkan
sejumlah besar dokumen dalam bentuk kertas dan elektronik. The Georgia Archives (2004) menyebutkan bahwa
arsip atau dokumen elektronis dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua
dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola oleh
perpustakaan), microfilm, magnetic tape,
atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau
diterima menurut undang-undang. Menurut International
Standards Organization (ISO), arsip adalah informasi yang disimpan
dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya
sebagai bukti aktivitas (ISO/DIS 15489).
B. Manfaat
Beberapa manfaat penggunaan sistem
pengelolaan secara elektronis adalah:
1. Cepat ditemukan
2. Pengindeksan yang fleksibel dan
mudah dimodifikasi
3. Pencarian secara full-text
4. Kecil
kemungkinan file akan hilang
5. Menghemat tempat
6. Mengarsip secara digital
7. Berbagi arsip secara mudah
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah dalam melakukan recovery data
Selain manfaat perlu dipertimbangkan
hal-hal negatif berikut ini (Skupsky, 1999):
1. Adanya peluang untuk memanipulasi
file
2. Kesulitan untuk berbagi file
3. Kemungkinan rusaknya file setiap
saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu
Ada 12 komponen yang harus
diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis yaitu:
1. Kebijakan dan Prosedur
2. Pendidikan dan Training
3. Kerahasiaan dan Kejujuran
4. Cakupan Dokumen
5. Metadata
6. Manajemen File
7. Manajemen Penyimpanan : CD (Compact Disc) maupun DVD (Digital Versatile Disc), PC atau notebook
C. Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis
Beberapa vendor menyediakan sistem
pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip
atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3 sistem utama di pasar:
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis
(electronic document
management system) misalnya word processing, spreadsheets, presentasi,
dll
2. Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system - EIS) yang akan
mengelola hasil pemindaian (scan);
3. Software Manajemen Dokumen (records management software - RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang
disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen
Lima komponen dasar dalam memilih
sistem:
1. Memindahkan
dokumen. Berikut ini adalah metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem
komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):
a. Scanning. Memindai
atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar dapat disimpan di
komputer. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian scanner guna
menunjang implementasi:
1. Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan
sejumlah diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk satu demi satu
halaman ke scanner dan mempercepat proses pemindaian.
2. Compatible untuk
berbagai ukuran kertas, dari kartu bisnis sampai gambar teknik.
3. Kecepatan
men-scan dokumen, umumnya antara 10- 200
halaman per menit saat ini ada dua mode, yaitu simplex dan duplex.
b. Conversion.
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi
data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.
c. Importing. Metode ini
juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office suite, grafik,
audio clips,
atau data video, ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis.
2. Menyimpan
dokumen. Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara
benar. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Kebutuhan
dan dana untuk penyimpanan dokumen ditentukan oleh masing-masing departemen,
yang kemudian dijadikan konsensus dalam bentuk Buku Pedoman pengelolaan arsip
atau dokumen elektronis.
Sistem terkomputerisasi
dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia - juga yang
akan datang - untuk memberikan kepastian akan penggunaan serta penyimpanan
jangka panjang. Saat ini tersedia lima pilihan utama media penyimpanan:
•Magnetic Media (Hard
Drives). Peningkatan kecepatan waktu respons (waktu diperlukan untuk
menyimpan dan membuka data) dan di sisi lain terjadi penurunan harga yang
dramatis, membuat magnetic media seperti hard drive atau sistem (Redundant Array of Independent Disks) menjadi
pilihan yang populer.
•Magneto-Optical Storage.
Beberapa tahun yang lalu, magneto-optical (MO) diskette/disk
drive merupakan metode yang paling populer untuk mem-backup data pada komputer
pribadi. Ukurannya sedikit lebih besar daripada disk magnetic 3,5 inci
konvensional dan terlihat mirip; media ini menggunakan teknologi magnetic dan optic sehingga
mampu meningkatkan kemampuan penyimpanan data berkisar antara 100 MB sampai
beberapa gigabytes
(GB) (dibandingkan disket konvensional yang hanya dapat menyimpan 1,44 megabytes (MB)
data.
• Compact Disc,
merupakan cakram kecil yang terbuat dari plastik yang biasa digunakan untuk
menyimpan informasi secara digital. Pada awalnya CD dikembangkan untuk sistem
audio sebagai alternatif rekaman phonograph
dan audiotape, tetapi sekarang
digunakan sebagai penyimpanan data pada komputer. Informasi digital disimpan
pada CD berupa rangkaian lubang berukuran mikroskopis pada permukaan aluminium
sebuah disk.
• DVD, singkatan dari Digital
Video Disc atau Digital Versatile
Disc, merupakan generasi baru dari teknologi penyimpanan optical
disk. DVD pada dasarnya adalah CD yang lebih cepat dengan daya simpan yang
jauh lebih besar (antara 7-14 kali CD) dalam format data, video, maupun audio.
• WORM. Media penyimpanan terakhir adalah WORM yaitu
singkatan dari Write Once, Read Many, WORM adalah teknologi disk
optic yang memungkinkan Anda untuk menulis data ke dalam disk hanya satu
kali. Setelah itu, data menjadi permanen dan dapat dibaca sebanyak mungkin.
3. Mengindeks
dokumen. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis:
1. Index
Fields, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai n tradisional
yang digunakan dalam dokumen kertas.
2. Full-text
Indexing, dengan meng-install software Optical
Character Recognition (OCR)
menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan kata
kunci.
3. Folder/File
Structure. Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Dalam
banyak kantor, file secara normal akan dapat ditemukan dengan mencari folder
atau filing cabinet yang tepat.
4. Mengontrol
Akses. Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen
secara elektronis, karena setiap orang dapat membacanya. Untuk itu, perlu ada
tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor
kerahasiaan dan keamanan arsip. Terdapat 2 hal yang harus dimiliki:
a. Ketersediaan
yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk
mengakses suatu file.
b. Keamanan
yang komprehensif.
5. Implementasi
Arsip Elektronis. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi
mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis, antara lain:
1. Mengevaluasi
Kebutuhan
2. Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan
3. Instalasi
4. Training
5. Isu-isu
Hukum
6. Support dan
Pemeliharaan
D. Retensi
Arsip Elektronis
Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan
retensi arsip elektronis (Skupsky, 1999), yaitu:
1. Retensi Dokumen Tradisional, dengan
melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-
masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun
pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
a. Judul dokumen harus dicatat secara
tepat untuk menemukan periode retensi dokumen;
b. Dokumen serupa yang ditemukan pada
departemen yang lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain, walaupun
isinya relatif sama;
c. Benar atau salah, dokumen yang
serupa mungkin mempunyai periode retensi yang berbeda;
d. Jadwal retensi harus sesering
mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi merestrukturisasi
organisasinya;
e. Program pengembangan dan
pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen
yang harus dikelola;
2. Retensi Dokumen berdasarkan Fungsi dan
Hubungan merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir dekade 80-an
dengan menggunakan hubungan yang sistematis dan menghubungkan seluruh data
elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada.
E.
Keuntungan Sistem Kearsipan Elektronik
Beberapa
keuntungan dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:
1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang
tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan
dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan
secara manual.
2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat
diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks,
pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan
dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis
format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem
Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk
audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan
lainsebagainya.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan
adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan
dalamlokasi atau media berbeda.
Pengembangan ke depan. Dapat di
akses dengan intranet maupun internet, Dapat di integrasi dengan sistem
manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi dapat
dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle,
MSDE dan lain sebagainya.
Referensi :
1. Sukoco,Badri,
Munir.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern.Jakarta:Erlangga.
3. http://nadiya-nurfiqhi.blogspot.co.id/
5. http://efillingsystem.blogspot.co.id/2016/04/sistem-kearsipan-elektronik.html
