Arsip Elektronik

Elektronic Filling System

A.  Pengertian filling ( Arsip )

Kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan). Sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai peranan yang sangat penting.

Dengan kata lain, penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila cara penyimpanannya tidak baik.

Berikut adalah beberapa pendapat atas pengertian filling.

a.     Menurut arsip nasional (Buku Pedoman Tata Kearsipan Dinamis), filling atau mem-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.

b.     Menurut GR. Terry, filling adalah penempatan kertas kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

c.      Menurut Ensiklopedia Administrasi, filling adalah salah satu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat diketemukan kembali secara cepat.

Berdasarkan pengertian di atas, filling adalah cara penyimpanan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Secara lebih sederhana filling sering diartikan sebagai penyimpanan warkat.

Dewasa ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (electronic filing system) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

Setiap organisasi menghasilkan sejumlah besar dokumen dalam bentuk kertas dan elektronik. The Georgia Archives (2004) menyebutkan bahwa arsip atau dokumen elektronis dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola oleh perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau diterima menurut undang-undang. Menurut International Standards Organization (ISO), arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO/DIS 15489).

B.    Manfaat

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis adalah:

1.  Cepat ditemukan

2.  Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi

3.  Pencarian secara full-text

4.   Kecil kemungkinan file akan hilang

5.  Menghemat tempat

6.   Mengarsip secara digital

7.  Berbagi arsip secara mudah

8.  Meningkatkan keamanan

9.  Mudah dalam melakukan recovery data

Selain manfaat perlu dipertimbangkan hal-hal negatif berikut ini (Skupsky, 1999):

1.  Adanya peluang untuk memanipulasi file

2.  Kesulitan untuk berbagi file

3.  Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu

Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis yaitu:

1.  Kebijakan dan Prosedur

2.  Pendidikan dan Training

3.  Kerahasiaan dan Kejujuran

4.  Cakupan Dokumen

5.  Metadata

6.  Manajemen File

7.  Manajemen Penyimpanan : CD (Compact Disc) maupun DVD (Digital Versatile Disc), PC atau notebook

C.  Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis

Beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3 sistem utama di pasar:

1.  Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (electronic document management system) misalnya word processing, spreadsheets, presentasi, dll

2.  Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system - EIS) yang akan mengelola hasil pemindaian (scan);

3.  Software Manajemen Dokumen (records management software - RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen

Lima komponen dasar dalam memilih sistem:

1.      Memindahkan dokumen. Berikut ini adalah metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):

a. Scanning. Memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar dapat disimpan di komputer. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian scanner guna menunjang implementasi:

1.  Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk satu demi satu halaman ke scanner dan mempercepat proses pemindaian.

2.    Compatible untuk berbagai ukuran kertas, dari kartu bisnis sampai gambar teknik.

3.     Kecepatan men-scan dokumen, umumnya antara 10- 200 halaman per menit saat ini ada dua mode, yaitu simplex dan duplex.

b. Conversion. Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.

c. Importing. Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office suite, grafik, audio clips, atau data video, ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis.

2.       Menyimpan dokumen. Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Kebutuhan dan dana untuk penyimpanan dokumen ditentukan oleh masing-masing departemen, yang kemudian dijadikan konsensus dalam bentuk Buku Pedoman pengelolaan arsip atau dokumen elektronis.

      Sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia - juga yang akan datang - untuk memberikan kepastian akan penggunaan serta penyimpanan jangka panjang. Saat ini tersedia lima pilihan utama media penyimpanan:

•Magnetic Media (Hard Drives). Peningkatan kecepatan waktu respons (waktu diperlukan untuk menyimpan dan membuka data) dan di sisi lain terjadi penurunan harga yang dramatis, membuat magnetic media seperti hard drive atau sistem (Redundant Array of Independent Disks) menjadi pilihan yang populer.

•Magneto-Optical Storage. Beberapa tahun yang lalu, magneto-optical (MO) diskette/disk drive merupakan metode yang paling populer untuk mem-backup data pada komputer pribadi. Ukurannya sedikit lebih besar daripada disk magnetic 3,5 inci konvensional dan terlihat mirip; media ini menggunakan teknologi magnetic dan optic sehingga mampu meningkatkan kemampuan penyimpanan data berkisar antara 100 MB sampai beberapa gigabytes (GB) (dibandingkan disket konvensional yang hanya dapat menyimpan 1,44 megabytes (MB) data.

• Compact Disc, merupakan cakram kecil yang terbuat dari plastik yang biasa digunakan untuk menyimpan informasi secara digital. Pada awalnya CD dikembangkan untuk sistem audio sebagai alternatif rekaman phonograph dan audiotape, tetapi sekarang digunakan sebagai penyimpanan data pada komputer. Informasi digital disimpan pada CD berupa rangkaian lubang berukuran mikroskopis pada permukaan aluminium sebuah disk.

• DVD, singkatan dari Digital Video Disc atau Digital Versatile Disc, merupakan generasi baru dari teknologi penyimpanan optical disk. DVD pada dasarnya adalah CD yang lebih cepat dengan daya simpan yang jauh lebih besar (antara 7-14 kali CD) dalam format data, video, maupun audio.

• WORM. Media penyimpanan terakhir adalah WORM yaitu singkatan dari Write Once, Read Many, WORM adalah teknologi disk optic yang memungkinkan Anda untuk menulis data ke dalam disk hanya satu kali. Setelah itu, data menjadi permanen dan dapat dibaca sebanyak mungkin.

3.  Mengindeks dokumen. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis:

1.    Index Fields, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai n tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.

2.    Full-text Indexing, dengan meng-install software Optical Character Recognition (OCR) menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan kata kunci.

3.    Folder/File Structure. Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Dalam banyak kantor, file secara normal akan dapat ditemukan dengan mencari folder atau filing cabinet yang tepat.

4.      Mengontrol Akses. Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena setiap orang dapat membacanya. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip. Terdapat 2 hal yang harus dimiliki:

a.     Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file.

b.     Keamanan yang komprehensif.

5.       Implementasi Arsip Elektronis. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis, antara lain:

1.     Mengevaluasi Kebutuhan

2.     Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan

3.     Instalasi

4.     Training

5.     Isu-isu Hukum

6.     Support dan Pemeliharaan

D.   Retensi Arsip Elektronis

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elektronis (Skupsky, 1999), yaitu:

1.   Retensi Dokumen Tradisional, dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing- masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

a. Judul dokumen harus dicatat secara tepat untuk menemukan periode retensi dokumen;

b. Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain, walaupun isinya relatif sama;

c.  Benar atau salah, dokumen yang serupa mungkin mempunyai periode retensi yang berbeda;

d. Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya;

e. Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;

2.   Retensi Dokumen berdasarkan Fungsi dan Hubungan merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir dekade 80-an dengan menggunakan hubungan yang sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada.

E. Keuntungan Sistem Kearsipan Elektronik

Beberapa keuntungan dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:

1.  Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual. 

2.  Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.

3.  Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan lainsebagainya.

4.  Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalamlokasi atau media berbeda.

Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, Dapat di integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE dan lain sebagainya. 

Referensi :

1.     Sukoco,Badri, Munir.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran    Modern.Jakarta:Erlangga.

2.     https://dian4nggraeni.wordpress.com/arsip/

3.   http://nadiya-nurfiqhi.blogspot.co.id/   

4.   http://sistemmanajemendokumenelektronik.blogspot.com/

5.   http://efillingsystem.blogspot.co.id/2016/04/sistem-kearsipan-elektronik.html